Informasjon til ansvarlige for orienteringsløp i SIL
Den eller dei ansvarlege (1-2 per orienteringsløp) vert vidare omtala som arrangør. Treningsløpa arrangerast på onsdagar med start mellom kl. 17 og 18. Terminliste og kven som er arrangør går fram av oversikt på nettsida. Arrangør må kontakte førre arrangør for å få arrangørkassa og arrangør frå to veker tilbake for å få overlevert postutstyr (vi har to sett postar som alternerer mellom annakvar løp).
Sjekk at arrangørkassa har naudsynt utstyr: Emit MTR/tidtakarkoffert, leigebrikkar, plastlommer, ark og skrivesaker, merkeband, arrangørvest, info/reklamebanner og førstehjelpsutstyr. Sjekk at det er papir nok i skrivaren til MTR-en og at den er lada opp (avlesaren trengst ikkje å ladast).
Planlegging
Løyper
Løypene lagar arrangør eller annan ressursperson i O-gruppa. Arrangør kontaktast av styret i O-gruppa før sesongen for å avklare ansvar. Løypene teiknast elektronisk med OCAD eller PurplePen (http://purplepen.golde.org/). Løypeleggarar som ikkje kan desse programma kontaktar styret for å få bistand.
NB: Ingen av programma fungerer for Mac, berre på PC.
Normalt har løpa 5 løyper, men i nokre terreng kan det vere ok å droppe ei eller to løyper. Løypelengdene bør ligge innafor +/- 300 m ift. tabellen under, med litt justering for løpbarheit. I fint terreng kan Ekspert lang vere noko lenger (ca. 6 km)
Ekspert lang - 5 km, A-nivå
Ekspert kort - 3,5 km, A-nivå
Vidarekomen - 3,0 km, lett B-nivå
Lett øvd - 2 km C-nivå
Nybegynnar - 1,5km N-nivå
Pass på at dei enkle løypene blir enkle nok og bruk merking i skogen ved behov. Merka trasé markerast på kartet med stipla raud linje. Nybegynnar og Lett øvd kan ha ein del felles postar, men sistnemnde skal og ha nokre postar som er vanskelegare og kan ligge litt utanfor leielinja. Vidarekomen skal ha postar ute i skogen og ikkje langs leielinje, men på enklare detaljar og med tydelegare oppfangande detaljar i nærleiken samanlikna med Ekspert. Det bør og finnast enklare omgåande vegval i denne løypa. Det er alltid den enklaste løypa som skal innom ein post som er avgjerande for kor lett posten skal vere.
Nytt gjerne brosjyren til Norges Orienteringsforbund for å finne rett nivå på N, C og B-løypa: Riktige løyper for barn, unge og nybegynnere - NOF. Det er også ein grei regel at på treningsløp kan ein legge litt lette løyper heller enn for vanskelege.
Kart
Kart i digitalt format for bruk i OCAD/Purple Pen finst på O-gruppas Dropbox. Kontakt kartansvarleg i styret for å få tilgang eller tilsendt siste kartversjon.
Kart med løype, postbeskrivelse og info om målestokk printast med fargelaser etter avklaring med O-gruppas ressursperson. Arrangør må sørge for minimum 10 utgåver av kvar løype. Plastlommer skal ligge fast i arrangørkassa. Vi låner ut på treningsløp, husk å få tilbake.
Arrangør må laste opp pdf-filer med løypene og xml-fil frå Purplepen/OCAD til Dropbox, eller sende desse til Jakob (jakob.ks.93@gmail.com) seinast tysdag dagen før treningsløpet, så desse kan leggast ut som Vekas løype og i Livelox. Kan du ikkje å eksportere xml-fil må du laste opp/sende løypeleggingsfila (ocad/pp) og kartfila i tillegg til pdf-ane.
Postutsetting
På kvar post skal det settast ut ein postskjerm i full storleik (30x30 cm) og EMIT posteining. Som arrangør har du tilgang på 25 stk posteiningar + start og mål, samt 30 postskjermer.
Postane må være satt ut før treninga startar onsdag kl 17.
Fordelinga av posteiningar i 2022 (må oppdaterast for 2023):
Informasjon om treningsløpet på facebook
I forkant av treningsløpet skal arrangør sørge for at det blir lagt ut informasjon på o-gruppa si facebookside om treningsløpet. Om arrangør har tilgang kan hen gjere det sjølv, alternativt kontakte nettsideansvarlig (Jakob Kalvig Skogan per apr. 2023). Ta med informasjon deltagerne bør kjenne til (t.d. oppmøte, parkering, kartendringar).
Under arrangementet
Start er open mellom kl 17-18. Arrangør skal vere til stades på samlingsplass frå 16:45 til alle er komne i mål, men kan dra etter 19:00 såframt eventuelle attverande løparar i skogen er informert om dette før start. Treninga er da å rekne som avslutta.
Det skal vere godt merka frå næraste hovudveg og fram til parkering med postskjermar. Ein kan nytte gamle/dårlege skjermar til dette. I kryss med høg fart og/eller dårleg sikt kan ein godt henge ein ekstra skjerm i forkant av krysset. Merk vidare med merkeband som ligg i arrangørkassa om samlingsplass ikkje er synleg frå parkering.
Det er smart å ta med eit campingbord og -stol.
Informasjon
Arrangør skal ha på seg arrangørvest (ligg fast i arrangørkassa) og sette opp info-/reklameflagg (kartsymbol og Luster Sparebank) på arena - VIKTIG!
På arena skal følgjande informasjon vere tilgjengeleg på oppslag eller liggande på bord:
Kart med alle løyper
Påmeldingsliste for kvar løype
Informasjon om spesielle forhold det må opplysast om (kartfeil, elvekryssingar o.l.)
Informasjon om treningsavgift, medlemskap og VIPPS-nummer (i arrangørpermen)
Terminliste (i arrangørpermen)
Arrangør må ha med tidtakarkoffert (MTR), EMIT-brikker til utlån, kart m/løyper, plastlommer til kart, enkel førstehjelp og informasjon (alt skal ligge i arrangørkassa)
Påmelding/registrering
Påmelding og resultat skal registrerast på alle treningsløp, helst spesifisert med navn, klubb, brikkenummer, ca. starttid og presis sluttid (minimum navn og sluttid). Pass på at alle som ikkje er medlem betaler startavgift, eventuelt skriv ned dei som ønskjer å melde seg inn og send namn og kontaktinfoen deira til medlemsansvarleg (Robert Tellvik). Medlemmar av Hafslo IL treng ikkje betale – vi har eigen avtale med Hafslo. Skriv opp navn og klubb, så fakturerer vi HIL i etterkant.
Orienteringsgruppa sitt VIPPS-nr 518376 skal berre nyttast for betaling av enkeltløp. Årsavgift sendast som faktura.
Bilde
Arrangør dokumenterer treninga med eit par fine bilde av aktiviteten, gjerne bilde der sponsorflagg er synlig. Bilda sendast til nettsideansvarlig. Hugs å avklare med personar som blir avbilda at o-gruppa fritt kan bruke bildet til marknadsføring av klubbaktivitet.
Tidtaking
Alle deltakarar bruker EMIT-brikke, enten personleg eller lånar av klubben. Lån av brikke inngår i treningsavgift. Gje opplæring i bruk av brikken til nye løparar. Avlesing av tid etter målgang gjerast med Emit MTR “tidtakarkoffert”, enten med manuell avlesing på papir eller kopla til PC.
Instruksjon
Arrangør skal vere merksam og rettleie deltakarane i val av løyper og gje enkel o-teknisk opplæring til dei som ønskjer. Hugs at er du usikker er det betre å anbefale ei litt lett løype enn ei som kan bli for vanskeleg. I normalt vanskeleg terreng er dei ulike løypene meint for følgjande løparar:
Nybegynnar - små barn og ferske løparar opp til 14 år.
Lett øvd - erfarne barn og ferske ungdom/vaksne over 14 år.
Vidarekomen - ungdommar og vaksne (13+ år) med noko erfaring, men som ikkje fullt handterer kurve- og kompassorientering
Ekspert - eldre ungdom og vaksne (15+ år) med ein god del erfaring som kan lese kurver og vegetasjon og orientere nøyaktig på kompass
Etterarbeid
Innsamling av utstyr
Utstyr på arena og merking skal tas inn umiddelbart etter arrangementet, inkl. start- og måleining. Det kan godt henge igjen skjerm på start og mål. Postar (EMIT og skjermar) tas inn etter siste dag på Vekas løype. Arrangørkassa overleverast neste arrangør, postutstyr til arrangør om to veker. Avvik frå denne regelen MÅ avtalast spesielt med den/dei andre arrangørane.
Resultat
Lista over påmeldte og tider sendast til nettsideansvarleg Jakob Kalvig Skogan (jakob.ks.93@gmail.com) som tar ut strekktider frå MTR-en og lagar resultatliste. Send gjerne bilde av heile lista. Resultata blir offentleggjort på www.sogndalidrettslag.no og strekktidene på Eventor. Hugs også å levere bilde frå løpet som kan illustrere artikkelen på nett.
Info om treningsavgift:
Vi tar inn treningsavgift som inkluderer o-løp på onsdagar, vekas løype og andre treningar.
Informasjon om treningsavgift finst her: Medlemsskap og treningsavgift
Nye deltagere som er interessert i å bli medlem visast til heimesida for meir informasjon. Deltakarar som har planar om å melde seg inn kan få delta gratis mot at namn og kontaktinfo blir notert og sendt til medlemsansvarleg.
Kontonr.: 3785 13 09498 (merk innbetaling med o-gruppa og kva det gjeld - IKKJE BRUK for årleg treningsavgift)
For at forsikringar skal gjelde kreves også medlemskap i Sogndal Idrettslag. Dette skal betales til hovedlaget. Mer informasjon om dette finnes på nettsiden www.sogndalidrettslag.no
